Proceso Administrativo para Tenderos

Escrito por el Viernes 11/05/2012 en Tenderos Expertos | No hay comentarios

La Administración está encargada de la coordinación de los diferentes recursos (Recursos Materiales, Tecnológicos, Financieros y Humanos) con los que cuenta la empresa para lograr el objetivo general de ésta; lo anterior solo se puede lograr con un proceso establecido.

El proceso administrativo es la principal herramienta de la administración; es un conjunto de etapas continuas a través de las cuales se efectúa la administración, entre ellas mismas se interrelacionan y forman un proceso integral.

En el proceso Administrativo podemos distinguir cuatro etapas:

 

Planeación.

La primera etapa del proceso administrativo tiene como finalidad fijar antes que nada los objetivos de la empresa, determinar a donde se quiere llegar para tener un rumbo marcado y evitar desperdicios de tiempo y recursos que pueden desviarnos en el proceso de lograr nuestros objetivos.

“La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.”

Agustín Reyes Ponce.

Planear implica elegir las decisiones que favorezcan a la empresa sobre lo que se hará en el futuro, la planeación establece las bases de nuestra empresa, propicia su desarrollo al establecer métodos racionales de operación y al brindarnos resultados medibles que nos permitan monitorear la evolución de nuestra empresa y plantearnos nuevos objetivos o metas que nos ayuden a lograr los objetivos generales, reduce los niveles de incertidumbre y empirismo, finalmente el principal beneficio que nos brinda la planeación es el contar con las herramientas necesarias para enfrentar cualquier escenario que se presente.

Los principales elementos que constituyen la etapa de planeación son:

  • Misión y Visión
  • Propósitos
  • Investigación
  • Estrategias
  • Políticas
  • Programas
  • Presupuestos
  • Procedimientos
  • Planes

Organización.

Como segunda etapa del Proceso Administrativo encontramos a la organización que se encarga de estructurar los objetivos y actividades en la planeación, es decir, se indica el “como” vamos a realizar los objetivos y actividades planteadas en la Planeación. Es importante tener en cuenta que esta como todas las etapas del Proceso Administrativo es de carácter continuo.

“Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.”

Eugenio Sisto Velasco.

En la etapa de organización se aplicaran las principales herramientas de la administración para estructurar la operatividad de la empresa, al estructurar la empresa tendremos muchos beneficios como evitar costos por duplicidad de esfuerzos, lentitud e ineficiencia, desperdicio de tiempo, etc.

El tipo de Organización puede variar dependiendo a los objetivos que persigue la empresa, a su tamaño e incluso a los valores organizacionales que en ella se definan..

Las principales herramientas de la organización son:

  • Organigramas
  • Manuales
  • Diagramas de Flujo
  • Diagramas de Proceso
  • Formas
  • Carta de distribución de trabajo
  • Análisis de Puesto
  • Descripción de puesto.

 

Dirección.

La Dirección como etapa del proceso administrativo también es conocida como ejecución o liderazgo debido a que se ejerce durante todo el proceso administrativo.

El propósito mismo de esta etapa administrativa es poner en marcha toda la estructura organizacional que se ha planeado y organizado en el proceso administrativo.

Una definición concreta de Dirección es la siguiente:

“Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión.”

Joel J. Lerner y H. A. Baker

 A través de la dirección el gerente o directivo debe lograr las formas de conducta de los empleados más adecuadas para la organización por medio de la motivación, comunicación y supervisión; la calidad de la dirección se verá reflejada en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, en la eficiencia de los sistemas de control y desde luego en la productividad de la empresa.

La dirección de una empresa debe ser impersonal, es decir que no importando la persona que ocupe el puesto de mando, la dirección debe seguir con sus funciones de comunicación, supervisión, liderazgo y motivación.

El gerente o directivo es la persona que normalmente ejerce la Dirección de la empresa, sin embargo, la dirección como etapa del proceso administrativo se presenta en todos los niveles jerárquicos de la empresa aunque claro con distintas restricciones de autoridad y funciones.

El estilo de dirección depende de cada gerente o directivo que ocupe un puesto de mando, sin embargo ese estilo debe adecuarse a la filosofía organizacional de la empresa, a sus valores y a su estructura organizacional. Existen diferentes estilos de dirección y liderazgo desde la gerencia autoritaria hasta la gerencia sociable.

Control.

La etapa de Control se estudia como la parte final del proceso administrativo, a pesar de ello el control está estrechamente relacionado con la planeación, por un lado la planeación es la base del control, todo lo que se puede verificar será con respecto a lo planeado; como segunda relación entre estas dos etapas tenemos la retroalimentación, una vez puesto en marcha el proceso administrativo el control se convierte en la principal fuente de información para seguir planeando estrategias que ayuden a la empresa a alcanzar sus objetivos.

El control se ha definido como:

“El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.”

Harold Koontz y Cyril O´Donnell

El control trae consigo muchos beneficios, el principal es la oportunidad de encontrar deficiencias en nuestros procesos para poder corregirlos y alcanzar las metas de la empresa, también sirve para poder reducir costos al evitar desperdicio de tiempo, recursos y esfuerzos innecesarios.

Algunas técnicas de control son:

  • Sistemas de información
  • Gráficas y Diagramas
  • Estudio de métodos
  • Métodos cuantitativos
  • Control Interno

Cada una de estas técnicas es digna de un estudio individual.

Finalmente para el registro de los resultados obtenidos del control es necesario elaborar reportes, informes y formas debidamente llenadas.

En Abarrotes Maty…

Para establecer las bases de cada una de éstas etapas es importante responder las siguientes preguntas, a partir de ellas podrás comenzar a planear tu proceso administrativo.

-          Planeación     ¿Qué vamos hacer?         

Abarrotes Maty acercará productos de primera necesidad a los clientes en el interior de las colonias, brindando un servicio de inventario.

 

-          Organización  ¿Cómo lo vamos hacer?

Para brindar un servicio de inventario son vitales dos actividades o áreas funcionales, compras y ventas.

En el área de compras se realizaran todas las actividades relacionadas a proveer a la tienda de los insumos necesarios (Por ejemplo, realizar inventario, levantar pedidos, coordinación de proveedores, compras en tiendas de mayoristas, etc.).

Por otro lado el área de ventas se encargará de hacer llegar al cliente los productos en tiempo y forma (Por ejemplo, llenar anaqueles y refrigeradores,” frentear productos”, despachar al cliente, etc.)

Además de estas vitales aéreas se identifica al área Administrativa, que se encargará de coordinar a las áreas anteriores y el resto de los recursos (humanos, financieros, técnicos y materiales).

 

-          Dirección  Ver que se haga

Abarrotes Maty ejecuta esta etapa a través del área Administrativa, a diario se está al pendiente de los asuntos relevantes que se presentan durante el día, se escucha a las empleados, se realizan negociaciones con proveedores y clientes, se implementan ideas nuevas, etc. Esta es una etapa que se ejerce durante todo el tiempo guiando a los empleados y a la tienda a nuestros objetivos.

 

-          Control ¿Se hizo lo que planeamos?

En Abarrotes Maty el control se ejerce a través de nuestro sistema de información Tiendatek, gracias a este sistema podemos saber todas las operaciones que se realizan en el día, además contamos con equipo de cámaras de seguridad que nos permiten ver desde cualquier lugar lo que sucede físicamente en la tienda, estos sistemas arrojan información diaria que es cotejada con la realidad, es decir realizamos arqueos y revisamos azarosamente los productos y las cuentas registradas. Como una forma de control extra se revisan al azar las notas y tickets de los proveedores.

 

 

Acerca del Autor

Daphne Daphne Villagrán, autora del blog Consejos Tiendatek, estudia la Licenciatura en Administración en la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México, también es dueña y administradora de "Abarrotes Maty" ubicada en la delegación Venustiano Carranza.

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